اداره حج و زيارت کاشان با استعانت از درگاه خداوند متعال به استحضار شهروندان ارجمند مي‌رساند: آن‌دسته از متقاضیان (طبق بند الف این اطلاعیه) می‌توانند برای ثبت‌نام در گروه‌های مرحله دوم  اعزام (گروههای 08/01/1393 تا 06/04/1393) در دفاتر خدمات زیارتی که فهرست آنان بهمراه شرايط و ضوابط ثبت‌نام و تشرف در این مرحله علاوه بر اين اطلاعيه در پايگاه اينترنتي: http://kashan.haj.ir   قابل دسترس می‌باشد، با توجه و رعايت دقيق به کليه نکات قيد شده برنامه‌ريزي و اقدام فرمايند.

تذكرمهم: اعزام متقاضیان منوط به صدور به‌موقع رواديد (ويزا) توسط سفارت عربستان سعودی در ايران مي‌باشد و درصورت بروز هرونه موارد پيش‌بيني نشده، تأخير و يا عدم تأیید و انجام پرواز در زمان و مقصد مقرر مسئوليتي متوجه اداره حج و زيارت نمي‌باشد.

الف) مشمولين تشرف مرحله اول:

جدول زمان‌بندی دعوت از اولویت‌های اصلی و ذخیره برای ثبت‌نام و تکمیل ظرفیت خالی گروه‌های پروازی 8 فروردین تا 6 تیرماه 1393

قبوض ودیعه‌گذاری بانک ‌ملی مربوط به سنوات قبل از 5/1/1386 تنها به‌شرط تبدیل نمودن به کارت‌های جدید امکان ثبت‌نام خواهند داشت.

درصورت عدم تکمیل برخی از ظرفیت‌ها، اولویت‌های 361 به بعد نیز به‌همین روش متعاقباً برای مراجعه و اطلاع‌ از ظرفیت‌های خالی گروه‌ها و ثبت‌نام دعوت می‌گردد.

ب) نحوه پذيرش و ثبت نام :

الف- ذخيره (رزرو) اوليه: در ابتدا متقاضي واجدالشرايط با مراجعه به يکي از دفاترزیارتی مجاز در سطح شهرستان و با ارائه مدارک لازم نسبت به انتخاب و ذخيره (رزرواسيون) در يکي از گروه‌هاي اعزامي اقدام نموده و درپایان برگه انجام رزرو جای اوليه را که حاوي مشخصات گروه پروازي مربوطه به همراه نام و نشاني کارگزار عامل (مقصد) و کد پيگيري دريافت نمايد.

توجه 1: هر يک از کارگزاران پس از انجام ثبت‌نام اوليه (رزروجا) براي زائر (انفرادي يا گروهي) مي‌بايست برگه انجام رزرو را به زائران تحويل نمايد .

توجه 2:هريک از زائران مي‌بايست با مطالعه دقيق مفاد و مندرجات اين برگه در زمان و مهلت مقرر به کارگزار مقصد براي قطعي نمودن ثبت‌نام خود و دريافت برگه واريز هزينه سفر اقدام نمايند .

ب- ثبت نام قطعي: بعد از انجام رزرو جای اوليه لازم است هر يک از متقاضيان در مدت زمان تعيين شده (در برگه ذخیره جا) با ارائه اصل و رونوشت مدارک مورد نياز و اشاره شده جهت انجام ثبت‌نام قطعي به کارگزار عامل(مقصد) مراجعه و نسبت به دريافت قبض هزينه مابه التفاوت سفر و واريز آن در مدت مقرر اقدام نمايد؛ بديهي است در صورت عدم مراجعه متقاضي در مهلت یادشده، ثبت‌نام اوليه وي به صورت خودکار از سامانه ثبت نام حذف و زائر مي بايست جهت ثبت‌نام مراحل قبلي را مجدداً طي نمايد.

مدارک مورد نياز ثبت نام در کارگزار مقدماتي(مبدأ) جهت رزرواسيون:

1-     اصل کارت ثبت‌نامی.

2-     اصل کارت یا شماره ملی.

مدارک مورد نياز ثبت نام در کارگزار عامل(مقصد) جهت ثبت نام قطعي:

1-برگه رزرواسيون اوليه ممهور به مهر کارگزار مقدماتي

2- اصل و تصويرکارت ثبت‌نامی

3- ارائه مدرک زوجیت (شناسنامه یا عقد نامه) برای افرادی که با همسرشان در گروه ثبت نام می‌نمایند.

4-اصل کارت يا شماره ملي.

توجه1: متقاضيان محترم مي بايست قبل از واريز هزينه تشرف نسبت به صحت مشخصات خود در قبض واريز هزينه سفر اطمينان حاصل نموده و در صورت هرگونه مغايرت حتماً نسبت به اصلاح آن توسط کارگزار عامل (مقصد) اقدام نمايند تا دچار مشکل نشوند.

توجه2: منظور از کارگزار مقدماتي(مبدأ)، دفتر يا شرکت زيارتي است که عمل ذخيره جا (رزرو) را انجام داده و کارگزار عامل (مقصد) دفتر يا شرکتي است که مسئوليت  عمليات ثبت‌نام قطعي، آموزش زائر و اعزام را برعهده خواهد داشت.

د) زمان پذيرش و ثبت نام :

1- انشاءا... ثبت نام درگروه‌های مرحله دوم هم‌زمان ازساعت 9 صبح (با رعايت نوبت) روز پنج شنبه مورخ 03/11/1392 آغاز و تا تکميل ظرفيت هريک از کاروانها ادامه خواهد داشت.

2- مبلغ هزينه سفر با توجه به تاريخ تشرف، شرايط محل اسكان و مقصد پرواز(جده – مدينه) متفاوت مي باشد. ضمناً در شرایط خاص، احتمال تغییر مقصد پروازی از مدینه به جده ویا بلعکس وجود دارد.

2- عدم ارائه هر يك از مدارك لازم هنگام ثبت‌نام و عدم پرداخت وجه مابه التفاوت هزينه سفر و نیز عدم ارائه فيش بانكي تأييد شده ظرف مهلت مقرر، به منزله انصراف از سفر تلقي شده و كارگزاران محترم مجاز به ثبت‌نام و جایگزینی از سایر واجدین تشرف می‌باشند.

3-  تکمیل، تنظیم و تحویل قرارداد مربوط بين زائر و كارگزار، الزامی است و زائرین می‌بایست پس از ثبت‌نام قطعی  در کارگزار مقصد نسبت به دریافت ، مطالعه و رعایت دقیق مفاد آن اقدام فرمایند.

4- تشرف معتمرين با گذرنامه عادي (بين المللي) که حداقل هفت ماه از تاریخ پرواز اعتبار داشته باشد خواهد بود.

5- دريافت گذرنامه، پرداخت عوارض خروج از کشور و هزینه واکسيناسيون به عهده متقاضي است.

6- خروج کشور اشخاص زیر 18 سال (ذکور واناث) به عنوان همراه با گذرنامه والدین بلامانع می باشد، بدیهی است صدور گذرنامه و خروج کشور فرزندان ذکور بالای 17 سال تمام مشروط به ارائه موافقت سازمان نظام وظیفه عمومی ناجا خواهد بود.

7- هرد متقاضی می‌بایست یک قطعه عکس 6*4(مشابه با عکس گذرنامه) جهت اخذ روادید تحویل دفتر زیارتی نمایند؛ ضمناً عكس فرزندان زير 2 سال كه به همراه والدين خود نام‌نويسي مي شوند نیز بايد در گذرنامه الصاق شده باشد.

8- خروج از كشور مشمولين وظيفه عمومي و پرسنل نيروهاي مسلح تابع مقررات مربوطه مي باشد.

9- مسئوليت ممنوع الخروج بودن (تشابه اسمي ، بدهي مالياتي و . . . )  برعهده شخص متقاضی خواهد بود .

10- قبل از تاريخ اعلام شده، كارگزاران  مجاز به پذيرش متقاضيان به هيچ وجه تحت عناوين رزرو ، ليست انتظار و .... نبوده و ثبت نام فقط در روز و ساعت اعلام شده مجاز خواهد بود .

12- اعزام متقاضيان محترم از طريق دفاتر و شركتهاي خدمات زيارتي مجاز اعلام شده در اين اطلاعيه خواهد بود. ازاین‌رو هرگونه ثبت‌نام در غير از دفاتر و شركت‌هاي مذكور فاقد اعتبار بوده و این اداره در قبال اين‌گونه متقاضيان هيچ‌گونه مسئوليتي نداشته و با افراد و شركت‌هاي غيرمجاز كه اقدام به ثبت‌نام نمايند برخورد قانوني صورت خواهد گرفت .

13-  حضور شخص متقاضي هنگام ثبت نام قطعی ضروري است.

16- گروه بندي هتلهاي محل استقرار زائرين در مكه مكرمه و مدينه منوره با استاندارد هاي رايج بين المللي منطبق نبوده وبراساس‌امكانات‌موجود‌در‌كشور‌عربستان‌تنظيم‌شده است.

17-مدت سفر بسته به زمان اعزام از مقصد و متناسب با گروه انتخابی و زمان‌بندی رفت وبرگشت  از ایستگاه مربوطه ممکن است دوازده ساعت کاهش یا افزایش داشته باشد.